“Kan mijn webshop de bestellingen automatisch doorzetten naar mijn boekhouding?” Dat is een van de vragen die ik het vaakst krijg. Het eerlijke antwoord is: soms wel, soms niet — en dat hangt bijna altijd af van één ding, namelijk of je pakket een bruikbare API heeft. Voordat ik ook maar iets beloof, doe ik daarom een gratis check. In deze post laat ik letterlijk zien wat ik dan bekijk, zodat je weet waar het geld en het gedoe hem in gaan zitten.
Wat een API eigenlijk is
Een API (application programming interface, oftewel de vaste manier waarop het ene programma dingen mag vragen aan het andere) is niets magisch. Vergelijk het met de menukaart van een restaurant. Jij bestelt van de kaart, de keuken maakt het en brengt het langs — maar je loopt niet zelf de keuken in om in de pannen te roeren. Een API is precies dat: een menukaart van dingen die jouw boekhoudpakket, kassa of webshop naar buiten toe toestaat. “Geef me alle facturen van vorige maand.” “Zet deze nieuwe klant erin.” Wat níet op de kaart staat, kan ik ook niet bestellen, hoe graag je het ook wilt.
Een koppeling bouwen betekent: twee van die menukaarten naast elkaar leggen en de gerechten op elkaar laten aansluiten. Als één van de twee geen kaart heeft, is er niets om aan te sluiten. Vandaar de check.
De vijf dingen die ik check vóór ik iets beloof
Ik werk dit sinds 2015 op dezelfde nuchtere manier af. Vijf punten, in deze volgorde:
- Is er überhaupt een API, en staat de documentatie openbaar? Een pakket dat trots een technische handleiding online heeft staan, nodigt je uit om te koppelen. Moet ik smeken om toegang tot de documentatie, dan weet ik genoeg.
- Wat voor soort koppeling is het? Een echte API waar ik live vragen aan kan stellen is iets heel anders dan alleen een knop “exporteer naar CSV” (een download-bestand dat je handmatig ergens anders inlaadt). Allebei bruikbaar, maar het verschil bepaalt of iets automatisch gaat of half met de hand.
- Kom ik er veilig in? Ik kijk hoe het inloggen werkt — een persoonlijke sleutel of een nette autorisatie — zodat de koppeling niet je wachtwoord ergens plat hoeft op te slaan. Geen veilige toegang, geen koppeling.
- Zijn er limieten of extra kosten? Sommige pakketten laten je maar een beperkt aantal verzoeken per uur doen, of rekenen de koppeling als duurder abonnement. Dat wil je vóóraf weten, niet als de rekening komt.
- Kan ik lezen én schrijven — en wat staat er in de kleine lettertjes? Gegevens ophalen is meestal het makkelijke deel. Iets terugschrijven (een factuur aanmaken, een voorraad bijwerken) is waar het spannend wordt. En af en toe verbiedt een leverancier dit soort koppelingen gewoon in de voorwaarden.
Als deze vijf op groen staan, durf ik iets te beloven. Anders zeg ik dat eerlijk.
Drie situaties uit de praktijk
Om het concreet te maken, drie herkenbare gevallen — bewust generiek, want ik ga geen merknamen verzinnen die ik niet ken.
De meeste boekhoudpakketten voor het mkb hebben tegenwoordig een prima API. Facturen automatisch inschieten vanuit je webshop, klanten synchroniseren: dat kan meestal netjes. Dit is vaak de makkelijkste van de drie.
Bij kassasystemen (POS, oftewel de kassa in de winkel of horeca) is het wisselvalliger. Een moderne cloudkassa praat vaak vrolijk mee. Een oudere kassa die alleen op een apparaatje in de zaak draait, geeft je soms hooguit een dagelijkse export — dan wordt het een nachtelijke batch in plaats van live.
Een bekende webshop-oplossing heeft bijna altijd een rijke API, want daar is het hele systeem op gebouwd. Daar is de vraag zelden “kan het” maar “wat wil je precies koppelen en hoe voorkomen we dubbele bestellingen”.
Wanneer ik nee zeg — en wat dan wél werkt
Ik zeg nee als de check dat verdient. Bijvoorbeeld: er is geen API, alleen een export die je met de hand moet draaien, terwijl je maar vijf orders per week hebt. Dan kost een koppeling bouwen meer dan het je oplevert, en adviseer ik je gewoon door te blijven exporteren. Of: de leverancier verbiedt koppelingen in de voorwaarden — dan bouw ik het niet, punt.
“Nee” is bijna nooit het einde van het gesprek. Wat vaak wél werkt: een geplande export die ’s nachts automatisch wordt ingelezen, zodat het voor jou tóch vanzelf lijkt te gaan. Of eerst het meest tijdrovende stukje aanpakken en de rest met de hand laten. Eerlijk over de grenzen, en dan de beste route binnen die grenzen — dat is de bedoeling. Meer over hoe zo’n API-koppeling eruitziet, staat op de dienstenpagina.
Benieuwd of jouw pakket meepraat? Stuur me de naam ervan via de contactpagina — ik doe de check gratis, of we plannen een kennismaking van drie kwartier waarin ik je meteen laat zien wat er kan.